¿Quieres organizar un evento? Déjate ayudar por una agencia de eventos

¿Quieres organizar un evento? Déjate ayudar por una agencia de eventos

septiembre 12, 2018 0 Por ozono

Roles necesarios en la etapa del pre-evento

Antes de comenzar el evento, es el momento de empezar a organizarlo todo. Para que todo vaya bien durante nuestra acción es necesario preverlo todo y dejarlo todo bien atado para que no se nos escape nada. Pero no os preocupéis, una agencia de eventos sabe lo importante que es el pre-evento y para ello puede contar con un personal especializado que comprobará que todo esté perfecto.

  • Lo primero que habrá que hacer, será localizar a los sponsors que más se adecúen a nuestro evento. Se debe contactar con potenciales patrocinadores enviando material y seguimiento).
  • Luego se tendrá que determinar al responsable de las inscripciones. Es necesario seleccionar las fechas de pre-inscripción, métodos de pago, etc.
  • Seleccionar el responsable de la creación del programa. Temas, lugares, salores, cronograma de actividades, envío de invitaciones, etc.
  • Señalar un responsable en tesorería que se encargue de los ingresos y los gastos.
  • Seleccionar a los proveedores.
  • Incluir un responsable de prensa, promoción y difusión.

Roles del personal durante el evento

Una vez que la parte de la organización esté finalizada, se debe contar con el personal adecuado durante el evento.

  • Personal que monte el evento en un lugar concreto.
  • Personal que acredite a los asistentes del evento.
  • Asistentes de sala o responsables en cada uno de los lugares de las actividades.
  • Personal de seguridad.
  • Personal de iluminación y sonido.
  • Personal encargado del catering.

¿Fuiste a una boda? ¿Y cuál era el menú? ¿La carne estaba buena? ¿Qué tal estaba el vino? Son las típicas preguntas que le haces a alguien que te cuenta que acaba de venir de una boda, ¿o no? Por eso es tan importante cuidar este aspecto. Está claro que a los seres humanos se nos conquista por el estómago.

Para triunfar en este sentido debemos cuidar estos aspectos fundamentales: la calidad, la cantidad, la presentación, originalidad, variedad, uniforme de los camareros, etc.

Seguramente no confiarías en una agencia de eventos si alguien te cuenta que la comida era horrible, ¿verdad?

El confort

¡Qué a gusto se está cuando se está a gusto! Sin duda es una de las frases hechas que más caracterizan el éxito de un evento correctamente organizado.

Es importante que los asistentes vean, escuchen bien… Se comuniquen bien los mensajes por parte de quien organiza el evento. Para ello debemos cuidar el lugar, la temperatura, la calidad del aire, la luminosidad, los tiempos de descanso entre actividades, etc.

En Alquimia Eventos nos tomamos muy en serio la organizacion de eventos. Nos importas tú y los que están a tu alrededor, así que no dudes en dejar tus eventos en las mejores manos.